De verkeerde mensen kosten je meer dan je tijd

Een cursus time management kan je helpen om beter te plannen, scherper te prioriteren en duidelijker grenzen te stellen. Maar wat je leert, moet ook ergens kunnen landen: in een gezonde organisatie, bij een goede opdrachtgever en tussen mensen die professioneel met elkaar omgaan.

Als trainer zie ik regelmatig mensen die hun werk serieus beter proberen te organiseren. Ze maken een planning, bewaken hun aandacht en stellen grenzen, maar komen toch onvoldoende uit de verf. Niet omdat ze niet kunnen plannen, maar omdat hun aandacht voortdurend weglekt naar de mensen om hen heen.

Ook zelfstandigen werken nooit alleen

Als zzp’er ben je zelfstandig, maar daarmee nog niet onafhankelijk van anderen. Je werkt voor opdrachtgevers, sluit aan bij organisaties en vormt tijdelijke coalities met andere professionals. Voor goed werk ben je mede afhankelijk van hun informatie, beslissingen, betrouwbaarheid en bereidheid om jouw bijdrage serieus te nemen.

Een ingehuurde professional kan een heldere opdracht hebben en toch worden buitengesloten van belangrijk overleg. Twee ondernemers kunnen samen een dienst ontwikkelen, waarna één van hen geleidelijk alle klantcontacten naar zich toetrekt. Op papier werk je samen, in de praktijk ontstaat iets anders.

Persoonlijke effectiviteit vraagt daarom ook om het vermogen samenwerkingen te beoordelen. Worden afspraken nagekomen? Is informatie toegankelijk? Kun je belangen bespreken en grenzen stellen? En krijg je daadwerkelijk ruimte om je expertise in te zetten en verder te ontwikkelen?

Samenwerken is ook samen delen

Iedere samenwerking kent verschillende belangen. De één zoekt omzet, de ander expertise, toegang tot een netwerk, ervaring of zichtbaarheid. Dat hoeft geen enkel probleem te zijn. Verschillende belangen kunnen elkaar juist versterken, zolang mensen helder zijn over wat zij bijdragen, nodig hebben en van elkaar mogen verwachten.

Wederkerigheid betekent daarbij niet dat iedereen precies evenveel moet krijgen. Verantwoordelijkheid, risico en inzet kunnen verschillen. Een gezonde samenwerking vraagt wel om een verdeling die uitlegbaar is: van informatie, erkenning, opbrengsten en kansen. Het wordt problematisch wanneer één partij structureel bijdraagt en de ander vooral ontvangt.

Dat wordt zichtbaar in kleine gebeurtenissen. Jouw idee wordt tijdens een klantgesprek gepresenteerd alsof het van iemand anders kwam, je vraag over de opbrengst wordt met een grap weggewuifd of je hoort belangrijke informatie pas nadat beslissingen al zijn genomen.

Een verschil van inzicht of ongelijke verdeling is nog geen onbeschaafd gedrag. Maar wanneer redelijke vragen stelselmatig worden genegeerd, bijdragen worden gekleineerd of iemand sociaal wordt buitengesloten, wordt ook de omgangsvorm onderdeel van het probleem.

Incivility stopt niet bij een arbeidscontract

In de wetenschappelijke literatuur wordt gesproken over workplace incivility: gedrag van relatief lage intensiteit dat de gebruikelijke normen van wederzijds respect schendt. De bedoeling erachter is vaak niet volledig duidelijk. Daardoor kan het gedrag gemakkelijk worden ontkend, gerelativeerd of als een onschuldig incident worden afgedaan.

Denk aan steeds door iemand heen praten, oogrollen zodra diegene een voorstel doet of op een normale vraag reageren alsof die eigenlijk nogal dom is. Ook iemand consequent niet aankijken, demonstratief de telefoon pakken of een bijdrage zonder reactie passeren kan dezelfde sociale boodschap afgeven.

Het verschijnsel stopt niet bij een arbeidscontract. Ook tussen zelfstandigen, opdrachtgevers en samenwerkingspartners kunnen zulke patronen ontstaan. Je hoeft niet bij dezelfde werkgever op de loonlijst te staan om elkaars werk of ontwikkeling te belemmeren.

Kijk daarom minder naar etiketten en meer naar gedrag en herhaling. Een enkele zucht maakt iemand nog geen slechte samenwerkingspartner. Een patroon van onderbreken, negeren en kleineren verdient wel aandacht, vooral wanneer jij daardoor minder vragen stelt of ideeën voor je houdt.

Sociale ruis kun je niet uitzetten in Outlook

We besteden terecht veel aandacht aan digitale afleiding. Meldingen moeten uit, e-mail wordt gebundeld en geconcentreerd werk krijgt een plek in de agenda. Maar mensen produceren eveneens ruis. De samenwerkingspartner die jouw bijdrage steeds relativeert, vraagt ook aandacht. Alleen kun je hem niet uitschakelen in Outlook.

Onderzoek van Christine Porath en Amir Erez naar de effecten van onbeschoft gedrag liet in experimenten zien dat zulke omgangsvormen prestaties op routinematige én creatieve taken kunnen verminderen. Ook de bereidheid om anderen te helpen nam af. Verstoring van cognitieve processen bleek daarbij een mogelijke verklaring.

Een meta-analyse naar ervaren workplace incivility, gebaseerd op ruim 145.000 deelnemers, vond verbanden met onder meer stress en emotionele uitputting. Klein gedrag hoeft dus geen kleine belasting te veroorzaken wanneer de mentale nasleep blijft doorwerken.

Wie na een overleg blijft nadenken over een kleinerende opmerking, gebruikt die aandacht niet voor een voorstel of analyse. De gebeurtenis duurt misschien vijf seconden, terwijl je er twintig minuten later nog mee bezig bent. Je agenda kan uitstekend georganiseerd zijn terwijl je aandacht toch weglekt.

Tegenspraak hoort bij een gezonde samenwerking

Een goede opdrachtgever of samenwerkingspartner hoeft niet voortdurend aardig te zijn of het steeds met je eens te worden. Goede samenwerking moet scherpe vragen, onderhandelingen en inhoudelijke botsingen kunnen verdragen. Het verschil zit in de manier waarop mensen daarbij met elkaar omgaan.

‘Volgens mij klopt deze berekening niet’ kan het gezamenlijke werk verbeteren. ‘Dat jij dit nog steeds niet begrijpt’ doet iets anders. De eerste opmerking richt zich op de inhoud, de tweede op de persoon. Een professionele samenwerking biedt ruimte voor de eerste vorm van ongemak zonder in de tweede te vervallen.

Dat sluit aan bij het klassieke onderzoek van Amy Edmondson naar psychologische veiligheid en leergedrag in teams. Mensen moeten vragen kunnen stellen, fouten kunnen bespreken en hulp kunnen zoeken. Wanneer een kleinerende reactie dreigt, kunnen juist die gedragingen verdwijnen waarmee mensen en organisaties leren.

Let daarom ook op opvallend snelle instemming. Wanneer iedereen de opdrachtgever of invloedrijkste persoon aan tafel voortdurend gelijk geeft, hoeft dat geen teken van uitstekende samenwerking te zijn. Kijk vooral naar wat er gebeurt wanneer iemand wél bezwaar maakt. De reactie op tegenspraak zegt vaak meer dan beloofde openheid.

De rekening komt ook later

De verkeerde samenwerking kost niet alleen aandacht tijdens je huidige werkdag. Wanneer je veel energie besteedt aan je positie bewaken, informatie loskrijgen en spanningen opvangen, blijft er minder ruimte over om te leren, nieuwe verantwoordelijkheden op te pakken en je eigen vakmanschap of aanbod verder te ontwikkelen.

Je professionele ontwikkeling hangt bovendien mede samen met de mensen waartoe je toegang hebt. Onderzoek van Seibert, Kraimer en Liden naar sociaal kapitaal en loopbaansucces verbond sociaal kapitaal met toegang tot informatie, hulpbronnen en mensen die verdere ontwikkeling en loopbaankansen kunnen ondersteunen.

Voor ondernemers geldt iets vergelijkbaars. Een meta-analyse van Unger en collega’s naar menselijk kapitaal en ondernemerssucces vond een positief verband tussen beide. Dat verband bleek sterker voor relevante kennis en vaardigheden dan voor opleiding en ervaring op zichzelf. Blijven leren heeft dus ook zakelijke betekenis.

Niet ieder moeizaam contact kost aantoonbaar geld. Maar wanneer een samenwerking je langdurig minder laat leren, minder zichtbaar maakt of toegang tot mogelijkheden beperkt, kan dat uiteindelijk ook invloed hebben op opdrachten, tarieven en inkomensontwikkeling.

Een opdracht kan vandaag uitstekend betalen en je ondertussen nauwelijks verder brengen. Een andere samenwerking levert misschien minder omzet op, maar wel nieuwe kennis, een sterker netwerk, aanbevelingen of toegang tot nieuwe opdrachten. Samenwerking heeft meerdere tijdshorizonten.

Kiezen is ook een vaardigheid

We denken bij persoonlijke effectiviteit vaak aan plannen, prioriteren, concentreren en grenzen stellen. Daar hoort nog een vaardigheid bij: kiezen met wie je werkt. Beoordeel een opdrachtgever of samenwerkingspartner daarom niet alleen op de inhoud van de opdracht of het tarief, maar ook op zijn gedrag.

Worden afspraken nagekomen en krijg je de informatie die nodig is om goed werk te leveren? Wordt jouw bijdrage erkend? Kun je een redelijke grens stellen of een ongemakkelijke vraag stellen zonder dat de verhouding onmiddellijk verslechtert? Zulke signalen vertellen veel over de kwaliteit van een samenwerking.

Bij een nieuwe samenwerking is het verstandig klein te beginnen. Maak duidelijk wie wat bijdraagt, wie beslissingen neemt en hoe informatie, opbrengsten en erkenning worden verdeeld. Zo ontdek je hoe iemand daadwerkelijk samenwerkt voordat je er een groot deel van je tijd, inkomen of reputatie aan verbindt.

Wanneer iets schuurt, helpt het om gedrag te benoemen in plaats van persoonlijkheden te diagnosticeren. ‘Je onderbrak mij drie keer terwijl ik mijn voorstel uitlegde’ biedt meer houvast dan ‘jij bent toxisch’. Spreek af wat anders moet en kijk vervolgens of het gedrag daadwerkelijk verandert.

Kijk ook naar jezelf

Die norm geldt natuurlijk niet alleen voor de ander. Deel jij zelf relevante informatie, geef je anderen erkenning voor hun bijdrage en kom je afspraken na wanneer dat minder goed uitkomt? Kun je kritiek verdragen wanneer iemand jouw idee minder briljant vindt dan jijzelf? Wederkerigheid vraagt iets van beide kanten.

Wie de juiste mensen zoekt, moet zelf ook iemand zijn met wie anderen goed kunnen samenwerken. Professionele relaties zijn meer dan een uitwisseling van uren, geld of contacten. Mensen beïnvloeden elkaars toegang tot informatie, kennis, kansen en ontwikkeling.

Sommige ontmoetingen leveren een prettig gesprek op. Andere leiden tot een idee, een introductie of jaren later tot een mogelijkheid die anders nooit was ontstaan. Daarom is het waardevol open te staan voor nieuwe mensen, zonder iedere relatie automatisch waardevol te verklaren.

Het omgekeerde bestaat immers ook. De verkeerde mensen kosten meer dan de uren die je aan hen besteedt. Ze kunnen aandacht opslokken, leren vertragen en mogelijkheden afsluiten. Persoonlijke effectiviteit gaat daarom niet alleen over hoe zorgvuldig jij met je tijd omgaat, maar ook over aan wie je die tijd geeft.

Ontwikkel jezelf, organiseer je werk goed en blijf nieuwsgierig naar nieuwe mensen en onverwachte ontmoetingen. Maar kies vervolgens zorgvuldig met wie je daadwerkelijk verdergaat. Time management leert je kiezen wat je met je tijd doet. Persoonlijke effectiviteit vraagt ook dat je kiest aan wie je die tijd geeft.