Van lauwe koffie naar warme ontmoeting

Als locatie laat je daarmee veel kansen liggen.

Als koffie en thee in de zaal staan, is er weinig reden om eruit te gaan. Sprekers richten zich vooral op hun eigen groep, deelnemers praten met dezelfde collega’s en in de pauze blijft iedereen in dezelfde setting zitten.

Juist dat kleine stukje lopen, de benen strekken, een andere ruimte, andere mensen zien, maakt het verschil. Even uit de vergaderbubbel, even op andere gedachten. Dat is het moment waarop iemand naast je bij de koffiemachine kan vragen: “Wat doen jullie hier vandaag?” Deze momenten zijn goud waard: een simpel antwoord kan uitgroeien tot een idee, een samenwerking of een volgende meeting of event.

Het echte verschil zit dus niet in het type koffiesysteem (de meeste locaties hebben dat inmiddels wel goed op orde), maar in de plek waar je koffie aanbiedt en wat je doet met je open lounge.

Van koffieapparaat in de ruimte naar centrale koffieplek

Staat de koffie nog in de zaal? Verplaats die dan zoveel mogelijk naar de gezamenlijke ruimte en maak daar je vaste koffie- en theeroutine van. Laat in de zalen alleen nog koffie toe in situaties waar het écht niet anders kan, bijvoorbeeld bij hele grote groepen of een ontzettend strak programma.

Richt de lounge in als vanzelfsprekende route naar koffie. Denk aan een koffiemachine of -bar in de algemene ruimte, een paar fijne plekken om te zitten of staan en een lange tafel waar mensen zo kunnen aanschuiven. De boodschap is: hier haal je je koffie én wie weet beland je in een interessant gesprek.

Zo simpel kan het zijn. Je hebt er geen extra organisatie of programmering voor nodig, alleen een duidelijke uitnodiging om even uit de zaal te stappen.

Ontmoetingen die uit zichzelf ontstaan

Verschillende Powered by Seats2meet-locaties merken het direct. Mensen staan naast elkaar te wachten op hun cappuccino en raken als vanzelf in gesprek. Hosts horen een vraag en kunnen ter plekke een korte intro geven, zoals: “Zal ik je even aan iemand voorstellen? Ik ken iemand die hier ook ervaring mee heeft.”

De lounge krijgt zo een andere rol. Niet alleen een wachtruimte, een doorloop of een lunchplek, maar een plek om te landen tussen sessies door. Een host die rondloopt, ziet wie waar mee bezig is en legt verbindingen. Mensen oefenen een pitch, toetsen een idee of praten gewoon even bij.

Er zijn locaties die hun kansen zien en bewust meer reuring en nieuwe netwerken willen aantrekken (dat zijn vaak ook de aanjagers van nieuwe boekingen). Zij nodigen zelfstandig professionals uit om te komen flexwerken. Het liefst bied je dit laagdrempelig aan, zodat het interessant genoeg is om een dagje te komen werken. Op die manier groeit een algemene ruimte in korte tijd uit tot een flexplek waar iets gaande is. Je deelt je ruimte vanuit de overvloed die er op dat moment is. En dat zie je terug: in energie, in verhalen die mensen meenemen naar huis en uiteindelijk in meer terugkerende boekingen.

Waarom dit werkt en wat het oplevert

Minder koffiewaste
Geen lauwe kannen die halfvol terugkomen uit de zaal, maar verse koffie die mensen zelf tappen wanneer ze willen. Dat scheelt product, afval en frustratie bij gasten.

Meer tijd voor echte gastvrijheid
Het team hoeft minder vaak met koffierondes langs de zalen. Die tijd kun je gebruiken voor wat gasten wél merken: mensen ontvangen, een praatje maken, verbinding leggen.

Meer ontmoetingen, bijna als vanzelf
De koffiecorner wordt een ontmoetingspunt. Wachten wordt praten. Vragen en antwoorden vinden sneller de weg, zonder dat je er een netwerkborrel van hoeft te maken.

Mensen letterlijk uit hun bubbel
Even lopen naar de koffie betekent bewegen, frisse lucht of een andere ruimte, een kort resetmoment. Dat is goed voor focus én voor de sfeer. Mensen komen minder vast te zitten in hun eigen groep.

Je gasten doen je sales
Je krijgt meer relevante professionals op je locatie, waardoor je ‘salesmachine’ aangaat. Via mond-tot-mondreclame worden nieuwe mensen aangetrokken, die weer zorgen voor nieuwe boekingen voor vergaderingen of events. Slim toch?

Morgen beginnen?

Verplaats de koffie
Zet de beste koffie- en theevoorziening bewust buiten de vergaderruimtes. Laat zaalapparaten alleen staan waar ze echt nodig zijn, en communiceer duidelijk dat de lounge de centrale plek is voor koffie.

Maak aanwezigen op je locatie zichtbaar
Hang een eenvoudig “Vandaag aanwezig”-overzicht op of toon het op een scherm, met naam en expertise. Zo wordt het makkelijker om iemand aan te spreken of aan elkaar te koppelen.

Help gesprekken op gang
Leg kaartjes of kleine bordjes neer met korte uitnodigingen als “Schuif gerust aan”, “Stel je vraag hier” of “Vertel waar je aan werkt”. Het breekt het ijs en helpt mensen over de drempel.

Vertel wat er ontstaat
Deel elke week één kort verhaal of foto van een ontmoeting die dankzij deze inrichting is ontstaan. Daarmee laat je zien waar je locatie voor staat en nodig je nieuwe gasten uit.

The Serendipity Machine
Seats2meet heeft The Serendipity Machine ontwikkeld om onverwacht relevante ontmoetingen – online én op locatie – te stimuleren. Je ziet wie waar aanwezig is en welke expertise of interesses iemand heeft. Je zoekt professionals, stuurt een bericht, vindt passende events en blogs. Heb je een vraag, dan stel je die in de Q&A: ergens in het netwerk zit altijd wel iemand met een antwoord of een volgende stap voor jou.

De open lounge als kloppend hart
Zalen verhuren is je basis. Ontmoetingen faciliteren is waar je het verschil mee maakt. Bij het voormalige Seats2meet Utrecht (nu Wonders of Work) bleek het inzetten van de anders lege open lounge de snelste weg naar nieuwe energie, een betere bezetting buiten piekuren en vooral gasten die terugkomen en meetings of events boeken, omdat “hier altijd iets gebeurt”.

Door de koffieroute bewust aan te passen en de foyer aan te bieden voor flexwerken, maak je van een lege lounge een levendig hart. Niet alleen voor de goede koffie, maar voor warme ontmoetingen en meer business.

Wil je meer weten?
Mijn naam is Martine Maris. Ik heb 20 jaar ervaring met het organiseren en ontwikkelen van events en inspirerende vergader- en eventlocaties. Ik denk graag op alle niveaus met je mee om je locatie nog succesvoller te maken. Stuur me een mail en we gaan op de koffie: martine@martineworks.nl

Maak er een mooie dag van!

– Martine